Betriebskostenabrechnung Muster Österreich: Vorlage (PDF)

Von Michael Kainer, VermieterBox · 19.10.2026

Die Betriebskostenabrechnung ist die Aufgabe, die private Vermieter am häufigsten aufschieben. Dabei ist der Aufbau einfach, sobald man ein Muster vor sich hat: Kosten des Hauses, Anteil der Wohnung, Gegenüberstellung mit den Vorauszahlungen, Ergebnis.

Kostenlose Vorlage zum Ausdrucken: Muster Betriebskostenabrechnung als PDF herunterladen (zwei Seiten, erzeugt mit der VermieterBox, durchgerechnetes Beispiel mit erfundenen Daten).

Dieser Beitrag erklärt, was in die Abrechnung gehört, und rechnet das Beispiel aus dem Muster Schritt für Schritt nach. Welche Kosten Sie überhaupt umlegen dürfen und welche Fristen gelten, steht im Beitrag zur Betriebskostenabrechnung in Österreich.

1. Was in eine Betriebskostenabrechnung gehört

Absender und Empfänger: Name und Anschrift von Vermieter und Mieter, bei umsatzsteuerpflichtiger Vermietung auch die UID des Vermieters.
Mietobjekt und Zeitraum: Adresse und Top der Wohnung sowie der Abrechnungszeitraum, im Regelfall das Kalenderjahr.
Die Kosten des Hauses je Kostenart: Versicherung, Wasser und Kanal, Müllabfuhr, Allgemeinstrom, Hausreinigung und so weiter, jeweils mit dem Gesamtbetrag für das ganze Haus.
Den Verteilungsschlüssel und den Anteil der Wohnung: Im Regelfall richtet sich die Aufteilung nach der Nutzfläche. Schreiben Sie die Fläche der Wohnung und die Gesamtfläche des Hauses dazu, damit der Mieter nachrechnen kann.
Die Vorauszahlungen: Was der Mieter im Abrechnungszeitraum als Akonto vorgeschrieben bekommen hat.
Das Ergebnis: Nachzahlung oder Guthaben, mit Netto, Umsatzsteuer und Brutto.
Hinweis auf die Belegeinsicht: Der Mieter darf in die Belege Einsicht nehmen. Sagen Sie ihm, wo und wie.

2. Das Muster Schritt für Schritt

Das Beispiel im Muster: eine Wohnung mit 62 m² in einem Haus mit 620 m² Gesamtnutzfläche, Abrechnungszeitraum 2025. Der Anteil der Wohnung beträgt damit 62 geteilt durch 620, also genau 10 Prozent.

Schritt 1: Kosten sammeln und zuordnen

Sammeln Sie alle Rechnungen und Bescheide des Jahres und ordnen Sie sie den Kostenarten zu. Im Beispiel kommen Versicherung (3.100,00 EUR), Wasser und Kanal (2.480,00), Müllabfuhr (1.860,00), Allgemeinstrom (930,00), Hausreinigung (2.790,00), Rauchfangkehrer (310,00), öffentliche Abgaben (1.240,00) und die Verwaltungskosten (2.771,40) zusammen. Die Summe für das ganze Haus beträgt 15.481,40 EUR netto.

Nur echte Betriebskosten gehören hinein. Reparaturen und die Instandhaltung des Hauses sind keine Betriebskosten, und Zahlungen in eine Reparaturrücklage haben in der Abrechnung nichts verloren.

Schritt 2: Auf die Wohnung verteilen

Jede Position wird mit dem Anteil der Wohnung multipliziert. Bei 10 Prozent ergibt die Versicherung 310,00 EUR, Wasser und Kanal 248,00 EUR und so weiter. Alle Anteile zusammen ergeben 1.548,14 EUR netto.

Schritt 3: Umsatzsteuer

Bei einer Wohnung beträgt die Umsatzsteuer auf die Betriebskosten 10 Prozent, im Beispiel also 154,81 EUR. Die Betriebskosten betragen damit 1.702,95 EUR brutto. Sind Sie Kleinunternehmer, rechnen Sie ohne Umsatzsteuer. Mehr dazu im Beitrag Umsatzsteuer für Vermieter.

Schritt 4: Vorauszahlungen abziehen

Der Mieter hat im Beispiel zwölf Monate lang 132,00 EUR brutto Akonto bezahlt, zusammen 1.584,00 EUR (1.440,00 netto plus 144,00 Umsatzsteuer). Die Differenz beträgt 1.702,95 minus 1.584,00, also 118,95 EUR Nachzahlung (108,14 EUR netto plus 10,81 EUR Umsatzsteuer).

Liegt das Ergebnis unter den Vorauszahlungen, steht dort ein Guthaben. Schreiben Sie dann dazu, ob Sie es überweisen oder mit der nächsten Vorschreibung verrechnen.

Schritt 5: Fristen und Mitteilung

Im Vollanwendungsbereich des MRG muss die Abrechnung für ein Kalenderjahr spätestens bis zum 30. Juni des Folgejahres vorliegen. Außerhalb davon gilt, was im Mietvertrag vereinbart ist (mehr dazu im Beitrag zum MRG-Anwendungsbereich). Senden Sie die Abrechnung so, dass Sie den Zugang belegen können, zum Beispiel per E-Mail mit Lesebestätigung oder per eingeschriebenem Brief.

3. Die Verwaltungskosten im Beispiel

Im Vollanwendungsbereich darf eine Pauschale für Verwaltungskosten nach § 22 MRG verrechnet werden. Im Beispiel sind das 4,47 EUR je m² und Jahr, bei 620 m² also 2.771,40 EUR für das Haus. Wo diese Pauschale gilt, wie hoch sie 2025 und 2026 ist und wann sie nicht von selbst gedeckt ist, steht im Beitrag zur Verwaltungskostenpauschale. Verwaltet eine Hausverwaltung das Haus und weist sie selbst Verwaltungskosten aus, dürfen Sie die Pauschale nicht zusätzlich ansetzen.

4. Typische Fehler

Reparaturen als Betriebskosten: Sie dürfen nicht umgelegt werden.
Leerstand mitverteilt: Anteile für leere Einheiten dürfen nicht auf die übrigen Mieter abgewälzt werden.
Kein nachvollziehbarer Schlüssel: Fehlt die Fläche der Wohnung oder des Hauses, kann der Mieter den Anteil nicht prüfen.
Heizkosten untergemischt: Heizung und Warmwasser rechnen Sie nach Verbrauch gesondert ab.
Frist verpasst: Sammeln Sie die Belege des Vorjahres schon ab Jänner, nicht erst im Juni.
Rundungsfehler: Rechnen Sie je Position und kontrollieren Sie, dass die Summe der Anteile mit der Gesamtrechnung übereinstimmt.

5. Wenn eine Tabelle nicht mehr reicht

Für eine Wohnung genügt das Muster. Bei mehreren Wohnungen, Mieterwechseln im Jahr, unterschiedlichen Zeiträumen oder Heizkosten nach Verbrauch wird eine Tabelle schnell unübersichtlich. Wo eine Excel-Vorlage an ihre Grenzen kommt, beschreibt der Beitrag Excel-Vorlage für die Betriebskostenabrechnung.

Fazit

Eine gute Betriebskostenabrechnung ist übersichtlich, nachvollziehbar und pünktlich. Nutzen Sie das Muster als Gerüst und tragen Sie Ihre Zahlen ein.

In der VermieterBox erfassen Sie die Kosten übers Jahr, die Software verteilt sie nach dem gewählten Schlüssel auf die Einheiten, stellt die Vorauszahlungen gegenüber und erzeugt die Abrechnung als PDF. Vorher sehen Sie eine Vorschau, und die Nachzahlung wird als Vorschreibung angelegt, sodass sich später eine eingehende Zahlung zuordnen lässt. Die Entscheidung über jeden Vorschlag bleibt bei Ihnen. Fragen zu Preis und Datenschutz beantwortet die FAQ.

Stand: Oktober 2026. Das Muster ist eine allgemeine Arbeitshilfe, alle Daten darin sind erfunden. Es ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

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