Mietverwaltung für Vermieter, die selbst verwalten (wollen)

Seit dieser Woche gibt es unter vermieterbox.at/blog einen eigenen Blog – die ersten Artikel sind online. Anders als die bisherige Ankündigungsseite ist das ein Ort für ausführlichere Themen rund um Vermietung, Mietrecht und den Stand der Entwicklung, technisch bewusst getrennt vom Rest der Anwendung, damit die Seiten sofort fertig geladen sind, auch für Suchmaschinen. Gleichzeitig sind die Allgemeinen Geschäftsbedingungen und ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art 28 DSGVO veröffentlicht worden – nachzulesen unter vermieterbox.at/agb und vermieterbox.at/auftragsverarbeitung. Ein Preis oder Starttermin steht darin weiterhin nicht, aber die rechtliche Grundlage, auf der ein künftiger Vermieterkunde die Software einmal nutzen würde. Wer sich mit seinem Konto anmeldet, kann die Auftragsverarbeitungsvereinbarung direkt in den eigenen Firmenstammdaten bestätigen. Fachlich neu dazugekommen ist eine automatische Vorbelegung der Verwaltungskostenpauschale nach § 22 MRG: Die Software schlägt inzwischen den gesetzlichen Höchstbetrag je Quadratmeter Nutzfläche und Jahr selbst vor und zieht ihn regelmäßig aus einer öffentlichen Quelle nach – ohne einen vom Vermieter selbst eingetragenen Wert stillschweigend zu überschreiben. Ehrlich dazu: Blog und Rechtstexte ändern nichts am eigentlichen Stand des Produkts – es gibt weiterhin keinen Preis, keinen Starttermin und keine fremden Nutzer, nur den Gründer selbst im eigenen Testbetrieb. Die automatisierte Testsuite ist in der Zwischenzeit von 944 auf rund 1.100 Prüfungen gewachsen.

Bisher lief die Betriebskostenabrechnung immer fürs ganze Haus, zu einem festen Stichtag im Jahr. Zieht ein Mieter zwischendurch aus, musste bislang bis zu diesem Stichtag gewartet werden, um mit ihm fertig abzurechnen. Jetzt lässt sich für einen beendeten Vertrag sofort eine eigene Schlussabrechnung erstellen, die nur den noch offenen Zeitraum dieses einen Mietverhältnisses betrifft. Fehlt dafür eine einzelne Kostenposition, weil der Beleg noch nicht da ist – etwa Müll oder Grundsteuer –, schätzt die Software sie aus dem Vorjahreswert, kennzeichnet das sichtbar als Schätzung und bietet einen eigenen Weg, sie später mit dem echten Beleg zu korrigieren. Daneben sind Kündigungsfristen jetzt ein echter Bestandteil des Mietvertrags: Frist in Monaten und Kündigungstermin (jederzeit, zum Monatsletzten oder zum Quartalsletzten) lassen sich hinterlegen, und aus einem eingegebenen Kündigungsdatum schlägt die Software den frühestmöglichen rechtswirksamen Termin vor. Für befristete Verträge gibt es zusätzlich eine Ablaufwarnung, die rechtzeitig vor dem Vertragsende erscheint – in der Übersicht und einmal monatlich per Sammel-E-Mail. Ebenfalls neu: Eingangsrechnungen – etwa eine Handwerkerrechnung – lassen sich jetzt aus einem hochgeladenen PDF oder direkt aus einer erkannten Kontobewegung heraus erfassen, statt sie von Hand abzutippen. Bei einer internen Prüfung eines echten Abrechnungsbelegs fiel außerdem ein Rechnungsfehler auf – eine Nachzahlung wurde nicht mit einem gleichzeitigen Guthaben aus einer anderen Mietzinskomponente verrechnet. Der Fehler betraf ausschließlich das interne Testkonto des Gründers, nie einen echten Mieter, und wurde noch am selben Tag mit einem eigenen Regressionstest behoben. Die automatisierte Testsuite ist dabei von 871 auf 944 Prüfungen gewachsen.

Wenn die vereinbarte Schwelle bei der Wertsicherung nach dem Verbraucherpreisindex (VPI) erreicht ist, kann der Vermieter die Mietanpassung übernehmen – und die Software erstellt dabei jetzt automatisch ein Verständigungsschreiben an den Mieter, mit altem und neuem Hauptmietzins und dem auslösenden Indexstand. Es lässt sich direkt drucken oder per Mail verschicken und wird dauerhaft als Dokument abgelegt. Dazu kommen ein bewusster "Verzichten"-Knopf, falls die Erhöhung diesmal nicht durchgeführt werden soll, ohne dass im Folgejahr sofort wieder derselbe Anspruch aufläuft, sowie eine Möglichkeit, eine übernommene Anpassung wieder rückgängig zu machen. Die Betriebskostenabrechnung nach § 21 MRG, im letzten Update noch als frisch und ungeprüft beschrieben, ist inzwischen fertiggestellt – und dabei fiel eine Vermischung zweier rechtlich unterschiedlicher Fragen auf: was das Mietrecht überhaupt auf den Mieter umlegen darf, und welcher Umsatzsteuersatz dabei gilt. Die Korrektur wurde am echten Beleg nachvollzogen, nicht nur theoretisch hergeleitet. Zusätzlich lässt sich jetzt auch eine Verbrauchsabrechnung für ein ganzes Haus einlesen, nicht nur für einzelne Wohnungen. Der Gründer verwaltet seinen eigenen Wohnungsbestand inzwischen in größerem Umfang direkt in der eigenen Software: 9 Mietverträge über zwei Objekte, 228 monatliche Vorschreibungen. Das bleibt Eigennutzung, kein Kundenbetrieb – aber ein deutlich realistischerer Datenbestand als der einzelne Testvertrag aus früheren Updates. Auch die Selbstregistrierung für neue Vermieter wurde einmal komplett durchgespielt, bisher allerdings nur mit einem eigenen Testkonto. Daneben einige kleinere, aber sichtbare Details: Vertrags-PDFs tragen jetzt einen aussagekräftigen Dateinamen und eine Fußzeile mit Seitenzahl, damit ein aus dem Stapel gefallenes Blatt wieder zuzuordnen ist. Und System-E-Mails – etwa Bestätigungs- oder Passwort-Mails – zeigen jetzt das eigene Logo statt das der technischen Login-Software im Hintergrund.

Bislang hat die Anwendung Mietverhältnisse nur verwaltet – jetzt erzeugt sie daraus auch das Schriftstück, das ein Vermieter tatsächlich braucht. Der Vermieter hinterlegt eigene Mustertexte für Mietverträge, und aus einer solchen Vorlage plus den Daten eines konkreten Vertrags entsteht automatisch das fertige Dokument: Mietzinsbestandteile, Kaution und Laufzeit werden eingesetzt, inklusive einer konsolidierten Kautionsklausel, egal ob die Kaution als Geldbetrag oder in Gold hinterlegt ist. Ein nicht erkannter Platzhalter bleibt dabei bewusst sichtbar stehen, statt eine Lücke stillschweigend zu übergehen – kein Sprachmodell im Hintergrund, sondern Vorlage und Platzhalter, wie zuvor auch. Ehrlich dazu: Die Funktion ist frisch, läuft aber bereits auf dem Produktivserver und ist mit eigenen Tests abgesichert. Ein echter Übergabefall – ein tatsächlich damit erstellter und einem Mieter vorgelegter Vertrag – steht noch aus. Daneben ist einiges an Kleinerem dazugekommen: ein Adressbuch für Kontakte, die nicht selbst Vertragspartei sind, Carport und Parkplatz als eigene Nutzungsarten neben Wohnung, Geschäft, Garage, Abstellplatz und Lager, sowie Zusatzverträge – etwa für eine zusätzliche Person oder eine Zusatzvereinbarung, ohne einen bereits unterschriebenen Vertrag anzutasten. Die automatisierte Testsuite ist dabei von 537 auf 630 Prüfungen gewachsen.

Zum ersten Mal ist die komplette Kette der Anwendung – vom Mietvertrag über die monatliche Vorschreibung bis zur Zahlungszuordnung – an einem echten Fall durchgespielt worden. Für seine seit Jahren laufende eigene Vermietung hat der Gründer jetzt einen vollständigen Vertrag mit allen Mietzinsbestandteilen erfasst, mehr als ein Jahr an monatlichen Vorschreibungen erzeugt und alle in dieser Zeit eingegangenen Zahlungen den offenen Posten zugeordnet. Ehrlich dazu: Das ist ein einzelner, selbst erfasster Fall – der Eigentest des Gründers, kein Kundenfall und kein Beleg für einen laufenden Einsatz bei Vermietern. Es ist aber der erste Moment, in dem die gesamte Kette von der Vorschreibung bis zur Zahlungskontrolle tatsächlich mit echten Zahlen getragen hat. Parallel dazu eine klare Entscheidung zur Verwaltungspraxis: Ein unterschriebener Mietvertrag lässt sich nicht mehr nachträglich ändern, sobald er kein Entwurf mehr ist – wie ein unterschriebenes Blatt Papier. Es bleiben nur noch zwei Wege: beenden, und einen beendeten Vertrag archivieren. Dieselbe Regel gilt jetzt auch dafür, wer als Mieter oder Bürge auf einem Vertrag steht. Jeder neue Vertrag bekommt außerdem automatisch eine fortlaufende Vertragsnummer, ähnlich einer Belegnummer. An der Website selbst kamen kleinere, aber sichtbare Verbesserungen dazu: ein eigenes Favicon und ein Homescreen-Icon fürs iPhone, ein einheitlich geschriebener Markenname "VermieterBox", und eine konkrete Ergänzung in der Datenschutzerklärung – die Seite läuft auf einem Server bei Hetzner in Helsinki, Finnland, innerhalb der EU.

Diese Woche ging es vor allem um Absicherung, nicht um neue Funktionen. Zwei interne Werkzeuge – die technische Systemüberwachung und die Programmier-Dokumentation der Anwendung – waren bislang ohne jede Anmeldung von außen erreichbar. Beide liegen jetzt hinter einem echten Login, behoben bevor daraus ein Vorfall wurde, nicht danach. Auch ein Fehler in der Abmeldefunktion ist korrigiert: Bisher lief im Hintergrund die Sitzung weiter, sodass ein erneuter Klick auf „Anmelden" ohne Passworteingabe wieder hineinließ. Jetzt beendet Abmelden tatsächlich alles. Seit Kurzem prüft außerdem ein automatischer Codecheck jede Oberflächen-Änderung, bevor sie ausgeliefert wird – ausgelöst durch einen Fehler, der eine komplett weiße, unbenutzbare Seite verursacht hätte. Gleichzeitig ist aus der reinen Datenschnittstelle eine tatsächlich bedienbare Oberfläche geworden: Übersicht, Objekte, Einheiten, Verträge, Mieter, Zahlungen, Stammdaten und die Firmendaten lassen sich jetzt anzeigen und bearbeiten. Die Stammdaten des Vermieters selbst – Anschrift, Steuernummer, Bankverbindung – sind erfassbar, eine Voraussetzung dafür, dass eine Mietvorschreibung später den gesetzlichen Mindestanforderungen an eine Rechnung entspricht. Mieter, Objekte und Wohneinheiten lassen sich außerdem ändern, archivieren oder löschen, nicht mehr nur neu anlegen. Ehrlich dazu: Erprobt ist die Anwendung damit noch nicht. Sie läuft, aber die Datenbank dahinter ist noch fast leer – Mieterin, Mietvertrag und die Aufteilung des Mietzinses fehlen noch. Erst danach lässt sich die Kette von der Vorschreibung bis zur Zahlungskontrolle an einem echten Fall durchspielen.

Diese Woche gab es kaum etwas, das auf der Website sichtbar wäre – der Grund ist, dass ein großer Teil der eigentlichen Mietrechts-Logik entstanden ist. Der Vermieter bekommt jetzt ein eigenes Stammblatt mit Name, Anschrift, UID und einer IBAN, die per Prüfziffer nachgerechnet wird – ein Zahlendreher fällt so sofort auf, nicht erst wenn eine Zahlung nirgends ankommt. Mieter, Objekte und Wohnungen lassen sich jetzt sauber ändern, archivieren oder löschen, mit Regeln dahinter: Ein Mieter mit laufendem Vertrag lässt sich nicht einfach ausblenden, und nichts wird gelöscht, solange noch Zahlungen daranhängen. Genau die Art von Detail, an der eine Excel-Tabelle scheitert. Bei zwei mietrechtlich heiklen Fragen – welche Stufe des Mietrechtsgesetzes gilt, und welcher Zeitraum für die Betriebskostenabrechnung – schlägt die Software jetzt etwas vor und begründet es, statt eigenmächtig zu entscheiden. Lässt sich nichts eindeutig ableiten, sagt sie das auch so. Außerdem: Alle Mietverträge sind jetzt an einer Stelle einsehbar, die Anmeldung wurde vereinfacht, und ein automatischer Prüfschritt läuft jetzt vor jedem Update der Oberfläche.

Diese Woche gibt es nichts Neues zu berichten. Das letzte Briefing deckt den aktuellen Stand ab: Landingpage live, Kontaktformular technisch abgesichert, Mailversand auf eigene Infrastruktur umgestellt. Statt etwas zu erfinden, halten wir hier lieber fest, dass gerade Ruhe herrscht. Die eingehenden Kontaktanfragen laufen weiter in die Priorisierung der vier Kernfunktionen ein – Mieteingangskontrolle, Betriebskostenabrechnung, Verträge & Dokumente, Fristen & Mietrecht. Sobald es einen echten Fortschritt gibt, gibt es auch wieder eine echte News.