Verwalten Sie Ihre Wohnungen selbst. Die Software erledigt den Papierkram.

Das Postfach, das jeder Mandant in VermieterBox hat, ist übersichtlicher geworden. Sie können eigene Ordner anlegen und Mails per Ziehen hineinlegen, auch auf Objekte, Einheiten und Lieferanten. Mit Mailregeln sortiert das Postfach neue Mails nach Absender oder Empfänger automatisch in einen Ihrer Ordner, auf Wunsch auch für bereits vorhandene Post. Ein Ordner löscht nie Mails: Wird er entfernt, kommen sie zurück in den Posteingang. Gelöschte Mails landen zuerst im Papierkorb und lassen sich wiederherstellen. Nach 30 Tagen wird er automatisch geleert, wenn Sie das nicht abschalten. Die globale Suche findet inzwischen auch Mails, Buchungen, Zahlungen und Dokumente, nach Dateiname und Beschreibung, nicht im Inhalt der Dateien. Am Objekt und an der Einheit lassen sich Zählpunkte mit Zählpunktnummer festhalten, etwa für Strom, Gas, Wasser oder Wärme, dazu ein Vermerk, wer den Stromanschluss des Gebäudes zur Verfügung stellt. Das ist reine Dokumentation, gerechnet wird damit nichts. Nicht jede Ordnung funktioniert schon überall: Das Ziehen von Mails geht bisher nur mit der Maus, nicht auf dem Handy. Ehrlich dazu: Wir sind weiter im Testbetrieb, ein Starttermin steht nicht fest. Was wir zeigen, ist der Stand der Entwicklung.

Kommt eine Rechnung als PDF per Mail im Postfach an, liest VermieterBox Betrag, Datum, Rechnungsnummer und Lieferant aus und legt daraus einen Buchungsvorschlag an. Gebucht wird nichts von selbst: Kategorie und Steuersatz prüfen und bestätigen weiterhin Sie. Für Lieferanten, die schon einmal gebucht wurden, wird die zuletzt verwendete Kategorie vorgeschlagen. Sind Bilder im PDF eingebettet, wird der Text lokal auf dem Server erkannt, nichts verlässt ihn. Gescannte PDFs ganz ohne Text bleiben eine Grenze. Lieferanten sind jetzt Kontakte mit Bankverbindung. Zu jedem Lieferanten gibt es einen Ordner mit seinen Rechnungen, im Postfach auch nach Jahren sortiert. Beim Einlesen des Kontoauszugs erkennt die Vorschau Gegenbuchungen wie Rückbuchungen und Stornos und schlägt vor, das Original zu stornieren. Auch hier entscheiden Sie. Auf vermieterbox.at gibt es eine Suche über Ratgeber und häufige Fragen. Der VPI-Rechner rechnet die gesetzliche Grenze nach dem Mieten-Wertsicherungsgesetz jetzt für Altverträge über alle Jahre seit dem letzten Anpassungsmonat, so wie es der Gesetzestext verlangt. Ehrlich dazu: Wir sind weiter im Testbetrieb, ein Starttermin steht nicht fest. Was wir zeigen, ist der Stand der Entwicklung.

Neu ist ein Bereich für Buchungen: Ausgaben und sonstige Einnahmen werden Kategorien zugeordnet, die sich an der Einkünfteermittlung für Vermietung orientieren. Daraus entsteht eine Jahresübersicht je Objekt, wahlweise im Brutto- oder Nettosystem, samt Export der Belege. Ob ein Posten steuerlich so gehört, klärt weiterhin die Steuerberatung. Die Übersicht ist eine Vorarbeit, keine Steuererklärung. Dazu kommen ein Kalender, der Mietfälligkeiten, Vertragsenden, Wertsicherungstermine und eigene Termine zeigt, und ein Briefing auf der Übersichtsseite, das zusammenfasst, was heute Aufmerksamkeit braucht. Wer will, bekommt es morgens per Mail. Für die Kaution lässt sich festhalten, wann sie eingegangen ist und wo sie verwahrt wird. Im Hintergrund wird die Datenbank jetzt laufend gesichert, nicht nur einmal nachts. Im Ernstfall lässt sich der Stand auf eine bestimmte Minute der letzten vier Wochen zurückholen. Die Sicherungen sind verschlüsselt, der Schlüssel liegt nicht auf dem Server. Auch der Zugriff auf die Überwachung wurde verschärft, Administratoren brauchen dort einen zweiten Faktor. Ehrlich dazu: Wir sind weiter im Testbetrieb, ein Starttermin steht nicht fest, und dazubuchen lässt sich noch nichts.

Jeder Vermieter hat jetzt eine eigene Adresse auf vermieterbox.at, die er direkt in der Anwendung liest. Mails an Mieter gehen mit dieser Adresse als Absender hinaus, Antworten landen von selbst im Postfach, gesendete Mails stehen mit Verweisen auf die versandten Dokumente im Ordner Gesendet. Ein volles Postfach weist neue Mails ab, statt sie still zu verlieren. Die Registrierung läuft nicht mehr über den Anmeldedienst, sondern über eine eigene Seite mit Bestätigungslink. Wer keine UID angibt, wird zunächst als Kleinunternehmer geführt. Die Zweit-E-Mail für das Zurücksetzen des Passworts wird jetzt bestätigt, bevor sie gilt. Dazu kommt ein erster Baustein für die Abrechnung der Plattform selbst: Pakete mit gebuchten Einheiten, die ein Vermieter auch wieder verringern kann. Derzeit befinden wir uns im Testbetrieb, es lässt sich noch nichts dazubuchen. Ein Datum für den Start nennen wir bewusst nicht.

Wer eine Eigentumswohnung in einer selbst verwalteten Wohnungseigentumsgemeinschaft besitzt, zahlt monatlich in die Instandhaltungsrücklage ein. Solche Einzahlungen ließen sich in der Software bisher gar nicht verbuchen, weil sie keinem Mietvertrag gehören. Jetzt lässt sich der beschlossene Monatsbeitrag je Wohnung hinterlegen. Der Monatslauf schreibt ihn neben der Miete vor, getrennt ausgewiesen, und die Software stellt Vorgeschriebenes und Eingezahltes je Einheit und fürs ganze Haus gegenüber. Wiederkehrende Überweisungen können über eine feste Zuordnungsregel automatisch in der richtigen Rücklage landen. Was aus der Rücklage bezahlt wird, bildet die Software bewusst noch nicht ab. Auf der öffentlichen Seite gibt es jetzt eine FAQ unter vermieterbox.at/faq/, Impressum und Datenschutzerklärung stehen auf eigenen Seiten und sind auf den heutigen Stand gebracht. Im Blog sind weitere Ratgeberartikel erschienen oder für die kommenden Wochen eingeplant, etwa zum Anwendungsbereich des MRG, zur Umsatzsteuer für Vermieter und zur Verwaltungskostenpauschale. Zum Artikel über die Wohnungsübergabe gibt es ein Übergabeprotokoll als kostenlose PDF-Vorlage zum Ausdrucken. Im Hintergrund liegen hochgeladene Belege und Dokumente jetzt in einem eigenen Speicher mit einer zweiten, versionierten Sicherungskopie an einem anderen Standort. Außerdem meldet eine neue Überwachung, wenn der Mailversand stockt, damit ein Ausfall nicht erst Tage später auffällt. Ehrlich dazu: Auch das ändert nichts am Grundstand. Es gibt weiterhin keinen Starttermin und keine fremden Nutzer, nur den Gründer selbst im eigenen Testbetrieb. Die automatisierte Testsuite umfasst inzwischen rund 1.200 Prüfungen.

Seit dieser Woche gibt es unter vermieterbox.at/blog einen eigenen Blog – die ersten Artikel sind online. Anders als die bisherige Ankündigungsseite ist das ein Ort für ausführlichere Themen rund um Vermietung, Mietrecht und den Stand der Entwicklung, technisch bewusst getrennt vom Rest der Anwendung, damit die Seiten sofort fertig geladen sind, auch für Suchmaschinen. Gleichzeitig sind die Allgemeinen Geschäftsbedingungen und ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art 28 DSGVO veröffentlicht worden – nachzulesen unter vermieterbox.at/agb und vermieterbox.at/auftragsverarbeitung. Ein Preis oder Starttermin steht darin weiterhin nicht, aber die rechtliche Grundlage, auf der ein künftiger Vermieterkunde die Software einmal nutzen würde. Wer sich mit seinem Konto anmeldet, kann die Auftragsverarbeitungsvereinbarung direkt in den eigenen Firmenstammdaten bestätigen. Fachlich neu dazugekommen ist eine automatische Vorbelegung der Verwaltungskostenpauschale nach § 22 MRG: Die Software schlägt inzwischen den gesetzlichen Höchstbetrag je Quadratmeter Nutzfläche und Jahr selbst vor und zieht ihn regelmäßig aus einer öffentlichen Quelle nach – ohne einen vom Vermieter selbst eingetragenen Wert stillschweigend zu überschreiben. Ehrlich dazu: Blog und Rechtstexte ändern nichts am eigentlichen Stand des Produkts – es gibt weiterhin keinen Preis, keinen Starttermin und keine fremden Nutzer, nur den Gründer selbst im eigenen Testbetrieb. Die automatisierte Testsuite ist in der Zwischenzeit von 944 auf rund 1.100 Prüfungen gewachsen.

Bisher lief die Betriebskostenabrechnung immer fürs ganze Haus, zu einem festen Stichtag im Jahr. Zieht ein Mieter zwischendurch aus, musste bislang bis zu diesem Stichtag gewartet werden, um mit ihm fertig abzurechnen. Jetzt lässt sich für einen beendeten Vertrag sofort eine eigene Schlussabrechnung erstellen, die nur den noch offenen Zeitraum dieses einen Mietverhältnisses betrifft. Fehlt dafür eine einzelne Kostenposition, weil der Beleg noch nicht da ist – etwa Müll oder Grundsteuer –, schätzt die Software sie aus dem Vorjahreswert, kennzeichnet das sichtbar als Schätzung und bietet einen eigenen Weg, sie später mit dem echten Beleg zu korrigieren. Daneben sind Kündigungsfristen jetzt ein echter Bestandteil des Mietvertrags: Frist in Monaten und Kündigungstermin (jederzeit, zum Monatsletzten oder zum Quartalsletzten) lassen sich hinterlegen, und aus einem eingegebenen Kündigungsdatum schlägt die Software den frühestmöglichen rechtswirksamen Termin vor. Für befristete Verträge gibt es zusätzlich eine Ablaufwarnung, die rechtzeitig vor dem Vertragsende erscheint – in der Übersicht und einmal monatlich per Sammel-E-Mail. Ebenfalls neu: Eingangsrechnungen – etwa eine Handwerkerrechnung – lassen sich jetzt aus einem hochgeladenen PDF oder direkt aus einer erkannten Kontobewegung heraus erfassen, statt sie von Hand abzutippen. Bei einer internen Prüfung eines echten Abrechnungsbelegs fiel außerdem ein Rechnungsfehler auf – eine Nachzahlung wurde nicht mit einem gleichzeitigen Guthaben aus einer anderen Mietzinskomponente verrechnet. Der Fehler betraf ausschließlich das interne Testkonto des Gründers, nie einen echten Mieter, und wurde noch am selben Tag mit einem eigenen Regressionstest behoben. Die automatisierte Testsuite ist dabei von 871 auf 944 Prüfungen gewachsen.

Wenn die vereinbarte Schwelle bei der Wertsicherung nach dem Verbraucherpreisindex (VPI) erreicht ist, kann der Vermieter die Mietanpassung übernehmen – und die Software erstellt dabei jetzt automatisch ein Verständigungsschreiben an den Mieter, mit altem und neuem Hauptmietzins und dem auslösenden Indexstand. Es lässt sich direkt drucken oder per Mail verschicken und wird dauerhaft als Dokument abgelegt. Dazu kommen ein bewusster "Verzichten"-Knopf, falls die Erhöhung diesmal nicht durchgeführt werden soll, ohne dass im Folgejahr sofort wieder derselbe Anspruch aufläuft, sowie eine Möglichkeit, eine übernommene Anpassung wieder rückgängig zu machen. Die Betriebskostenabrechnung nach § 21 MRG, im letzten Update noch als frisch und ungeprüft beschrieben, ist inzwischen fertiggestellt – und dabei fiel eine Vermischung zweier rechtlich unterschiedlicher Fragen auf: was das Mietrecht überhaupt auf den Mieter umlegen darf, und welcher Umsatzsteuersatz dabei gilt. Die Korrektur wurde am echten Beleg nachvollzogen, nicht nur theoretisch hergeleitet. Zusätzlich lässt sich jetzt auch eine Verbrauchsabrechnung für ein ganzes Haus einlesen, nicht nur für einzelne Wohnungen. Der Gründer verwaltet seinen eigenen Wohnungsbestand inzwischen in größerem Umfang direkt in der eigenen Software: 9 Mietverträge über zwei Objekte, 228 monatliche Vorschreibungen. Das bleibt Eigennutzung, kein Kundenbetrieb – aber ein deutlich realistischerer Datenbestand als der einzelne Testvertrag aus früheren Updates. Auch die Selbstregistrierung für neue Vermieter wurde einmal komplett durchgespielt, bisher allerdings nur mit einem eigenen Testkonto. Daneben einige kleinere, aber sichtbare Details: Vertrags-PDFs tragen jetzt einen aussagekräftigen Dateinamen und eine Fußzeile mit Seitenzahl, damit ein aus dem Stapel gefallenes Blatt wieder zuzuordnen ist. Und System-E-Mails – etwa Bestätigungs- oder Passwort-Mails – zeigen jetzt das eigene Logo statt das der technischen Login-Software im Hintergrund.

Bislang hat die Anwendung Mietverhältnisse nur verwaltet – jetzt erzeugt sie daraus auch das Schriftstück, das ein Vermieter tatsächlich braucht. Der Vermieter hinterlegt eigene Mustertexte für Mietverträge, und aus einer solchen Vorlage plus den Daten eines konkreten Vertrags entsteht automatisch das fertige Dokument: Mietzinsbestandteile, Kaution und Laufzeit werden eingesetzt, inklusive einer konsolidierten Kautionsklausel, egal ob die Kaution als Geldbetrag oder in Gold hinterlegt ist. Ein nicht erkannter Platzhalter bleibt dabei bewusst sichtbar stehen, statt eine Lücke stillschweigend zu übergehen – kein Sprachmodell im Hintergrund, sondern Vorlage und Platzhalter, wie zuvor auch. Ehrlich dazu: Die Funktion ist frisch, läuft aber bereits auf dem Produktivserver und ist mit eigenen Tests abgesichert. Ein echter Übergabefall – ein tatsächlich damit erstellter und einem Mieter vorgelegter Vertrag – steht noch aus. Daneben ist einiges an Kleinerem dazugekommen: ein Adressbuch für Kontakte, die nicht selbst Vertragspartei sind, Carport und Parkplatz als eigene Nutzungsarten neben Wohnung, Geschäft, Garage, Abstellplatz und Lager, sowie Zusatzverträge – etwa für eine zusätzliche Person oder eine Zusatzvereinbarung, ohne einen bereits unterschriebenen Vertrag anzutasten. Die automatisierte Testsuite ist dabei von 537 auf 630 Prüfungen gewachsen.

Zum ersten Mal ist die komplette Kette der Anwendung – vom Mietvertrag über die monatliche Vorschreibung bis zur Zahlungszuordnung – an einem echten Fall durchgespielt worden. Für seine seit Jahren laufende eigene Vermietung hat der Gründer jetzt einen vollständigen Vertrag mit allen Mietzinsbestandteilen erfasst, mehr als ein Jahr an monatlichen Vorschreibungen erzeugt und alle in dieser Zeit eingegangenen Zahlungen den offenen Posten zugeordnet. Ehrlich dazu: Das ist ein einzelner, selbst erfasster Fall – der Eigentest des Gründers, kein Kundenfall und kein Beleg für einen laufenden Einsatz bei Vermietern. Es ist aber der erste Moment, in dem die gesamte Kette von der Vorschreibung bis zur Zahlungskontrolle tatsächlich mit echten Zahlen getragen hat. Parallel dazu eine klare Entscheidung zur Verwaltungspraxis: Ein unterschriebener Mietvertrag lässt sich nicht mehr nachträglich ändern, sobald er kein Entwurf mehr ist – wie ein unterschriebenes Blatt Papier. Es bleiben nur noch zwei Wege: beenden, und einen beendeten Vertrag archivieren. Dieselbe Regel gilt jetzt auch dafür, wer als Mieter oder Bürge auf einem Vertrag steht. Jeder neue Vertrag bekommt außerdem automatisch eine fortlaufende Vertragsnummer, ähnlich einer Belegnummer. An der Website selbst kamen kleinere, aber sichtbare Verbesserungen dazu: ein eigenes Favicon und ein Homescreen-Icon fürs iPhone, ein einheitlich geschriebener Markenname "VermieterBox", und eine konkrete Ergänzung in der Datenschutzerklärung – die Seite läuft auf einem Server bei Hetzner in Helsinki, Finnland, innerhalb der EU.

Diese Woche ging es vor allem um Absicherung, nicht um neue Funktionen. Zwei interne Werkzeuge – die technische Systemüberwachung und die Programmier-Dokumentation der Anwendung – waren bislang ohne jede Anmeldung von außen erreichbar. Beide liegen jetzt hinter einem echten Login, behoben bevor daraus ein Vorfall wurde, nicht danach. Auch ein Fehler in der Abmeldefunktion ist korrigiert: Bisher lief im Hintergrund die Sitzung weiter, sodass ein erneuter Klick auf „Anmelden" ohne Passworteingabe wieder hineinließ. Jetzt beendet Abmelden tatsächlich alles. Seit Kurzem prüft außerdem ein automatischer Codecheck jede Oberflächen-Änderung, bevor sie ausgeliefert wird – ausgelöst durch einen Fehler, der eine komplett weiße, unbenutzbare Seite verursacht hätte. Gleichzeitig ist aus der reinen Datenschnittstelle eine tatsächlich bedienbare Oberfläche geworden: Übersicht, Objekte, Einheiten, Verträge, Mieter, Zahlungen, Stammdaten und die Firmendaten lassen sich jetzt anzeigen und bearbeiten. Die Stammdaten des Vermieters selbst – Anschrift, Steuernummer, Bankverbindung – sind erfassbar, eine Voraussetzung dafür, dass eine Mietvorschreibung später den gesetzlichen Mindestanforderungen an eine Rechnung entspricht. Mieter, Objekte und Wohneinheiten lassen sich außerdem ändern, archivieren oder löschen, nicht mehr nur neu anlegen. Ehrlich dazu: Erprobt ist die Anwendung damit noch nicht. Sie läuft, aber die Datenbank dahinter ist noch fast leer – Mieterin, Mietvertrag und die Aufteilung des Mietzinses fehlen noch. Erst danach lässt sich die Kette von der Vorschreibung bis zur Zahlungskontrolle an einem echten Fall durchspielen.