Wohnanlage selbst verwalten: günstiger als die Hausverwaltung?

Von Michael Kainer, VermieterBox · 01.11.2026

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Eine Hausverwaltung kostet für jede Wohnung jeden Monat Geld. Bei einer kleinen Anlage mit vier bis zehn Wohnungen steht das oft in keinem Verhältnis zu dem, was tatsächlich zu tun ist: ein paar Rechnungen, eine Jahresabrechnung, die Rücklage. Viele Gemeinschaften fragen sich deshalb, ob einer von ihnen die Verwaltung übernehmen kann. Dieser Beitrag zeigt, was dabei anfällt, was das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) verlangt und wo Software Arbeit abnimmt.

1. Was kostet die Verwaltung, und was bleibt übrig?

Rechnen Sie zuerst nach, worum es geht. Die Formel ist einfach: Honorar je Wohnung und Monat mal Anzahl der Wohnungen mal zwölf.

Ein Beispiel mit einer Anlage von 8 Wohnungen und einem Honorar von 45 Euro brutto je Wohnung und Monat: 45 Euro × 8 × 12 = 4.320 Euro brutto im Jahr. Rechnet die Verwaltung stattdessen nach Fläche ab, etwa mit 4,50 Euro brutto je Quadratmeter Nutzfläche und Jahr, sind es bei einer Wohnung mit 70 m² 315 Euro im Jahr und bei acht Wohnungen dieser Größe 2.520 Euro. Welches Modell günstiger ist, hängt von der Größe der Wohnungen ab; vergleichen Sie beide mit Ihrem Angebot. Das ist der Betrag, der nach dem Wechsel zur Eigenverwaltung nicht mehr an die Hausverwaltung geht. Er steht allerdings nicht ohne Gegenleistung zur Verfügung: Jemand aus der Gemeinschaft übernimmt die Arbeit, und das kostet Zeit. Ob und wie Sie diesen Aufwand ausgleichen, regeln die Eigentümer untereinander (mehr dazu in Abschnitt 3).

Ehrlich ist auch: Eine professionelle Verwaltung bringt Erfahrung und Haftungsabsicherung mit. Eigenverwaltung lohnt sich vor allem dort, wo die Eigentümer einander vertrauen, die Anlage überschaubar ist und einer bereit ist, die Aufgabe ordentlich zu machen.

2. Muss es eine Hausverwaltung sein?

Nach unserem Verständnis des WEG obliegt die Verwaltung der Liegenschaft den Wohnungseigentümern gemeinsam; sie können einen Verwalter bestellen, aber das Gesetz zwingt nicht in jedem Fall zu einem professionellen Verwalter. Viele kleine Anlagen werden von den Eigentümern selbst verwaltet, meist durch einen Miteigentümer, der die Aufgaben übernimmt. Ob das bei Ihrer Anlage zulässig und sinnvoll ist, hängt vom Wohnungseigentumsvertrag und den Beschlüssen der Eigentümergemeinschaft ab; im Zweifel lassen Sie es prüfen.

3. Der Verwalter aus den eigenen Reihen

Wenn ein Miteigentümer „Verwalter spielt", sollten die Eigentümer vorher klären:

• Wer macht es? Am besten jemand mit etwas Zeit und Ordnungssinn, der die Wohnanlage ohnehin im Blick hat.

• Was darf er allein, was braucht einen Beschluss? Laufende Dinge wie Vorschreibung, Rechnungen zahlen und Abrechnung kann ein Verwalter erledigen. Größere Maßnahmen und Ausgaben entscheiden die Eigentümer gemeinsam. Legen Sie eine Betragsgrenze fest, bis zu der er allein beauftragen darf.

• Wie wird er bestellt? Halten Sie die Bestellung und die Aufgaben schriftlich fest. Die Form und den Inhalt eines Verwaltervertrags lassen Sie im Einzelfall prüfen.

• Wer trägt Verantwortung? Ein Verwalter handelt für die Gemeinschaft und kann dafür auch haftbar gemacht werden. Dazu sagen wir bewusst nichts Allgemeingültiges; klären Sie das vor der Bestellung.

• Gibt es einen Ausgleich für den Aufwand? Mancher Verwalter bekommt eine kleine Pauschale, mancher einen Nachlass an anderer Stelle, mancher macht es unentgeltlich. Entscheidend ist, dass alle Eigentümer es wissen und zustimmen.

4. Ein Jahr als Verwalter in Schritten

• Monatlich: Vorschreibungen (Betriebskosten-Akonto, Rücklage) je Wohnung, Zahlungseingänge prüfen, Rechnungen ablegen und bezahlen.

• Laufend: Versicherung, Müll, Allgemeinstrom, Rauchfangkehrer und Hausbetreuung im Blick behalten, Schäden melden, Angebote einholen.

• Einmal im Jahr: Kosten des Hauses auf die Einheiten verteilen und den Eigentümern darstellen. Wer Wohnungen vermietet, rechnet zusätzlich mit seinen Mietern ab (Betriebskostenabrechnung in Österreich). Dabei ist die Verwaltungskostenpauschale nach § 22 MRG nur im zulässigen Rahmen weiterzugeben.

• Bei Bedarf: Beschlüsse über größere Maßnahmen, in einer Eigentümerversammlung oder schriftlich. Halten Sie jeden Beschluss mit Datum und Ergebnis fest.

5. Die Rücklage ist Pflicht

Unabhängig davon, wer verwaltet: Die Eigentümergemeinschaft muss eine Rücklage bilden (§ 31 WEG). Das Gesetz legt einen Mindestbeitrag fest: seit 1. Juli 2022 0,90 Euro je Quadratmeter Nutzfläche und Monat, danach laut Wirtschaftskammer alle zwei Jahre an die Preisentwicklung angepasst. Laut Wirtschaftskammer beträgt die Mindestrücklage seit 1. Jänner 2026 1,12 Euro je Quadratmeter Nutzfläche und Monat. Die Rücklage dient der Erhaltung der Gebäudesubstanz und gehört der Eigentümergemeinschaft, nicht dem einzelnen Eigentümer.

6. Wo Software helfen kann

Die VermieterBox ist für private Vermieter gebaut, bildet aber für eigenverwaltete Wohnanlagen einiges ab:

• Am Objekt wählen Sie die Verwaltungsform, zum Beispiel eigenverwaltet.

• Sie erfassen die Betriebskosten des Hauses und die Software verteilt sie nach Nutzfläche oder Nutzwert auf die Einheiten.

• Je Einheit können Sie einen monatlichen Rücklagenbeitrag hinterlegen, der mit dem Monatslauf vorgeschrieben wird.

• Einzahlungen auf die Rücklage ordnen Sie der jeweiligen Einheit zu, auch wenn ein Miteigentümer für mehrere Wohnungen gesammelt überweist. Stand und Offenes sehen Sie je Einheit und für das ganze Objekt.

• Die Abrechnung gegenüber den Mietern erzeugt die Software als PDF samt Vorschau (siehe das Muster).

Nicht abgebildet sind derzeit die Beschlüsse und Eigentümerversammlungen selbst, ihre Protokolle und die Verwendung der Rücklage (was daraus bezahlt wird). Die Software ersetzt also keine Gemeinschaftsverwaltung, sie nimmt Ihnen die Rechen- und Ablagearbeit ab. Mehr dazu in den häufigen Fragen.

Fazit

Eine kleine Anlage lässt sich mit Disziplin selbst verwalten: Verantwortlichen bestimmen, Rücklage bilden, Kosten sauber erfassen, einmal im Jahr abrechnen, Beschlüsse festhalten. Die Ersparnis ist real, setzt aber voraus, dass einer die Aufgabe verlässlich übernimmt und die anderen ihm das Vertrauen geben. Je weniger Kopf- und Tabellenarbeit dabei anfällt, desto eher bleibt es bei einem Miteigentümer, der es nebenbei macht. Sie können VermieterBox mit einer Wohnung dauerhaft kostenlos ausprobieren.

Stand: November 2026. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information, keine Rechts- und keine Steuerberatung. Im Einzelfall entscheiden Vertrag und Sachlage; lassen Sie wichtige Schritte bei Bedarf prüfen.

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